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Planungsrunden – Irrsinn, Zeitverschwendung oder Notwendigkeit?

29. September 2016 | von Matthias Kolbusa | 0 Kommentare

29. September 2016 | by Matthias Kolbusa | 0 comments

Das vierte Quartal beginnt und damit bei den meisten Firmen, deren Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, die Zeit der Planungsrunden. Top-down, Bottom-up, Gegenstrom, alles, was so geht. Operative Planung, Jahresplanung, Mittelfristplanung. Letztere meist für drei oder fünf Jahre. Und so manch einer fragt sich mal wieder: Wozu das Ganze überhaupt?

Die Frage ist berechtigt

Gut in der Erinnerung ist der bisherige Verlauf des aktuellen Jahres mit seinen Soll-/Ist-Gesprächsrunden und Vergleichen. Bereits gegen Ende des ersten Quartals hatte die Realität die Planung auf dem Standstreifen überholt: Nichts stimmte mehr mit dem Plan überein. Die Kosten blieben vielleicht einigermaßen im Rahmen, die Budgets für die Projekte jedoch nicht, und die angenommenen Vertriebszahlen waren fern jeglicher Realität. Mit Glück gleicht die eine Vertriebszahl die andere ein wenig aus, so dass das Spiel in Summe vielleicht noch aufgeht, und je nachdem, wie es mit dem Jonglieren auf der Kostenseite klappt, ist vielleicht auch das angestrebte Ergebnis unter dem Doppelstrich noch zu realisieren.

Doch berechtigt ist die Frage „Wozu das Ganze?“ bei diesem Spiel. Hat doch all der Aufwand – sowohl die Planung als auch die Kontrolle und im Besonderen das Umverteilen von Kostenpositionen von der einen Kostenstelle auf die andere und das Zurechnen des erzielten Umsatzes auf einen anderen Umsatzkanal, um es noch einigermaßen stimmig hinzukriegen – mit der Wertschöpfung des Unternehmens rein gar nichts zu tun. Es sind nach innen gerichtete administrative Aktivitäten, die die Produktion, den Kundenservice oder die Wettbewerbsstärke nicht im Mindesten voranbringen.

Doch ist es eine wirkliche Alternative, jegliche Planung völlig zu unterlassen?

Angeblich gibt es Unternehmen, die diesen Weg bereits beschreiten. Ich habe jedoch noch keines kennengelernt. „Planung ersetzt Zufall durch Irrtum“, sagt ein in die Jahre gekommener Managerspruch. Geht man diesem Ausspruch ein wenig auf den Grund, könnte sich aus ihm der Logik folgend ableiten lassen, dass Planung so oder so überflüssig ist. Denn ob mich die Realität eines Besseren belehrt, ich somit schlicht irrte, oder ob ich mich auf sie einlasse, um zu erleben, wie es tatsächlich wird. Es kommt, wie es kommt:

Warum sich also vorher verrückt machen?
Oder warum versuchen, Realitäten herbeizuführen, die schlicht nicht herbeizuführen sind? Denn wer kann schon die Realität herbeiführen?
Warum irgendwelche Vertriebszahlen vorgeben und planen, um nachher zu erleben, was einerseits möglich war und was andererseits realiter eintritt?

Würde man unterstellen, dass jeder Beteiligte, jeder Manager und jeder Mitarbeiter, sein Bestes gibt, bräuchte man keinerlei Planung. Ganz im Gegenteil! Planung wäre fatal. Entsprechende Experimente habe ich bereits mit dem einen oder anderen Klienten durchgeführt. So gaben wir bei einem Effizienzsteigerungsprogramm schlicht und ergreifend vor: Macht das Beste daraus! Holt das Maximum heraus! Statt der erwarteten 15 Prozent Steigerung wurden tatsächlich 30 Prozent erreicht.

In entsprechenden Diskussionen zeigt sich sehr schnell, dass dies nicht generell unterstellt werden kann. Es wird eingewandt, dass Manager und Mitarbeiter eben nicht einfach so ihr Bestes geben würden. Ich kann die Beweggründe für diese Argumentation nachvollziehen, da ich ebenso gestrickt bin. Wir meinen, durch Vorgaben anderen klare Erwartungshaltungen mit auf den Weg zu geben und nur so für das notwendige Maß an Leistung sorgen zu können. Ich denke, da ist etwas dran. Auf der anderen Seite sollten wir jedoch darüber nachdenken, wie viel Planung und Kontrolle wirklich hilfreich ist. Denn mit jeglicher Planung, nehmen wir sie ernst, implizieren wir einen zusätzlichen Kontrollaufwand. Der Planungs- ebenso wie der Kontrollaufwand erzeugen somit Komplexität, und zwar vor allem eine Komplexität, die uns nicht der Markt aufbürdet, sondern die wir selbst erzeugen, eine rein nach innen gerichtete und im Zweifel unnötige Komplexität.

Daher sollten wir uns die Frage stellen: Wo genau lohnt es, wie weit und wie detailliert zu planen, um was zu kontrollieren und um an welchen Stellen wirklich dafür sorgen zu können, dass die Rädchen ineinandergreifen? Ich bin zu der Überzeugung gelangt, dass Mittelfristplanungen völlig absurd sind, dass Budgetplanungen auf Jahresebene nicht viel bringen, auf Quartalsebene rollierend für ein Jahr hingegen sehr wohl und dass die Planung von Projekten völlig unsinnig ist und der Fokus auf ein ergebnisorientiertes Fortschrittsmanagement zu richten ist.

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