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Management-Performance: Vom Push- in den Pull-Modus

04. Oktober 2016 | von Matthias Kolbusa | 0 Kommentare

04. October 2016 | by Matthias Kolbusa | 0 comments

Der FFK-Kreislauf, der Fokus-Frage-Kreislauf, ist ein Hilfsmittel für hochproduktives Umsetzungsmanagement. Ein Kreislauf ist er deshalb, weil er alle zwei oder vier Wochen stattfindet und seitens des Managements darauf ausgerichtet ist, aus einer Lenkung/Steuerung heraus das Projekt wirklich erfolgreich zu machen und es nicht zu kontrollieren. Die meisten Lenkungs-/Steuerungsgremien fühlen sich eher in einer Richter-Rolle als in der Rolle eines Steuernden. Projektleiter werden gelöchert, müssen sich seltsame Fragen stellen lassen und sich rechtfertigen, statt Unterstützung und Vertrauen zu erfahren. Was nicht mit Naivität zu verwechseln ist! Leute, die nicht das Erforderliche leisten können oder wollen, müssen natürlich ausgetauscht werden. Doch die Frage ist: Woran machen wir das fest?

Die Fragen des FFK-Kreislaufs

Der FFK-Kreislauf beinhaltet drei entscheidende Fragen. Dabei gilt es stets, den Ergebnis-Fokus zu wahren! Konkrete Aktivitäten oder das "Wie" stehen hierbei komplett außen vor.

Die erste Frage im FFK-Kreislauf muss stets lauten: „Woran genau merken wir, dass wir vorankommen?“ Dies ist einmalig – oder wenn ein Fortschrittskriterium erreicht ist – zu klären. Es ist eine nur vermeintlich einfache Frage, die für die meisten Projektleiter eine echte Herausforderung darstellt!

Nehmen wir ein Extrem: Eine Projektleiterin verantwortet ein Governance-Projekt. Auf die Frage, woran sie denn merke, dass sie vorankommt, verweist sie auf diverse Aktivitäten: Es müssen Rollen, Schnittstellen und Verantwortlichkeiten geklärt werden etc. Wenn ich darauf antworte: „Nein, das war nicht meine Frage! Woran merken Sie, dass Sie vorankommen?“, bekomme ich in der Regel lediglich ein ratloses Schulterzucken zurück. Hier müssen wir unbedingt hartnäckig bleiben!

Woran sehen, spüren oder merken Sie mit all Ihren Sinnen, dass Sie Fortschritte machen? Hier können wir es mit Einstein halten: „Nicht alles, was zählt, ist messbar, und nicht alles, was messbar ist, zählt!“ Will sagen: Die Projektleiterin des Governance-Projekts muss sich überlegen, was ihre Fieberthermometer sind, die sie alle vier Wochen abliest, um zu sehen, ob ihr Projekt bezüglich des angestrebten Ergebnisses Wirkungen zeitigt. Das könnte durchaus bedeuten, dass ein bestimmter Personenkreis alle vier Wochen gefragt wird: „Fühlen Sie sich in Ihrer Rolle klar und sicher? Wissen Sie, was Ihre Verantwortung ist und was Ihre Entscheidungshoheiten sind?“

Diese Fragen sollen mithilfe einer Skala von 1 bis 10 beantwortet werden, so dass man rasch sehen kann, wo man im Durchschnitt liegt. Und wenn ich am Anfang bei einer 2,1 liege, dann wird der Fokus darauf gerichtet, diesen Wert deutlich zu verbessern. Das ist wahrer Fortschritt! Fortschritt besteht nicht im Abhaken irgendwelcher Tätigkeiten oder im Produzieren von immer mehr Unterlagen. Papier ist geduldig und häufig für die Tonne!

Die zweite Frage im FFK-Kreislauf ist die Frage danach, was den Projektleiter oder die Projektleiterin verunsichert. Es ist unsere Aufgabe als Person mit einer führenden/steuernden Funktion, für ein möglichst angstfreies Umfeld zu sorgen. Angst produziert unnötige Komplexität und verhindert Geschwindigkeit. Natürlich ist es kein Thema für ein Gespräch auf dem Flur und keineswegs angebracht, im Lenkungsausschuss zu fragen: „Sagen Sie mal: Vor was haben Sie eigentlich Angst?“

Aber wir können diese Frage diplomatisch verpacken, indem wir fragen: „Welche Dinge lassen Sie im Hinblick auf die weitere Fortschrittserreichung unsicher werden?“ Die Antworten sind unbedingt ernst zu nehmen und die angesprochenen Aspekte zu klären beziehungsweise sicherzustellen, dass eventuelle Missstände beseitigt werden.

Die dritte Frage dreht sich darum, Entscheidungsbedarfe zu klären und Entscheidungen zu fällen.

Maximale Performance dank FFK-Kreislauf!

Kein einziges Mal wird über Aktivitäten und das „Wie“ gesprochen. Das ist wahre Ergebnisorientierung im Management! So verkürzen sich nicht nur Meetings, sondern es kommt zu einer maximalen Performance im Miteinander. Das Sprechen über das „Wie“ bläht Meetings unnötig auf und ist unnütz. Wenn die Personen kompetent sind in dem, was sie tun braucht darüber nicht gesprochen werde. Wenn sie es nicht sind und sie eine Kultur der aufrichtigen Offenheit pflegen, wird diese mit der zweiten Frage des FFK-Kreislaufes nach oben gespült und gemeinsam kann überlegt werde, wie damit umgegangen werden soll.

Kolbusa Konsequenz AD

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