Deutsch | Englisch

German | English

Schliessen

close

Faulheit und Feigheit – die beiden Gründe für ineffiziente Meetings

03. Mai 2017 | von Matthias Kolbusa | 1 Kommentar

03. May 2017 | by Matthias Kolbusa | 1 comment

„Ich habe keine Zeit! Ich stecke den ganzen Tag in Meetings.“
„Eine Besprechung nach der anderen. Ich weiß gar nicht, wann ich meine Arbeit machen soll.“
„Das war doch ein völlig unnötiges Meeting. Wir sind keinen Deut vorangekommen.“
„Ich bin total überplant.“
„Was war das denn? Die haben sich ja nicht einmal ansatzweise vorbereitet, und wir mussten im Meeting dann die ganze Arbeit machen.“
„Ich weiß gar nicht, wozu ich in dem Meeting war.“
„Bei so vielen Teilnehmern wundert es mich nicht, dass wir keine Einigkeit erzielen konnten.“

All das sind Aussagen, wie sie jeden Tag zu hören sind. Immer wieder, hundertfach, tausendfach. Dabei ist diese Aufzählung nicht einmal erschöpfend. Sei es im Selbstgespräch oder bei der gegenseitigen Fellpflege auf den Fluren, immer wieder werden derartige Aussagen gemacht, bei denen wir uns auf die Lippen beißen beziehungsweise unserem Gedankenstrom Einhalt gebieten sollten. Sie alle sind Ausdruck eines ineffektiven Managements, das seine Ursachen in Faulheit oder Feigheit hat. Und es sind Aussagen, die zu ineffektiven Meetings führen. Eine Meetingkultur ist dann als effizient anzusehen, wenn so wenige Meetings mit so wenigen Teilnehmern und mit so geringer Dauer wie möglich stattfinden.

Inwiefern stecken nun Faulheit oder Feigheit – die beiden wahren Ursachen der Meetingineffizienz – dahinter? Warum werden mehr Meetings mit mehr Teilnehmern als notwendig angesetzt und müssen wir unser Sitzfleisch über Gebühr strapazieren? Nehmen wir uns die Beispiele aus der Aufzählung weiter oben vor.

„Ich habe keine Zeit! Ich stecke den ganzen Tag in Meetings.“
Zeit ist keine Ressource, sie ist eine Priorität. Das ist eine Tatsache, mit der sich viele noch immer schwertun. Die Aussage „Ich habe keine Zeit“ sollte aus dem Wortschatz eines jeden reflektierten Managers gestrichen werden. Für jeden von uns hat der Tag 24 Stunden, und es muss unser Bestreben sein, die Menge an frei verfügbarer Zeit zu erhöhen. Erfolgreiche Manager sind nicht die, die an allen Meetings teilnehmen, sich dann beklagen und sich mit einer Aussage wie der obigen auch noch zu profilieren meinen, sondern es sind die Manager, die bei so wenigen Meetings wie möglich anzutreffen sind – und wenn, dann auch nur so lange, wie es wirklich notwendig ist. Es ist also ein Ausdruck von Faulheit, diese Zusammenhänge nicht zu überdenken, und es ist Feigheit, das Resultat dieser Reflexion nicht zu adressieren. Warum sollte man bei einer Einladung zu einem Meeting nicht kritisch nachfragen: „Wozu braucht ihr mich in dem Meeting?“ – und wenn es nicht gerade um das Fällen einer Entscheidung oder die Erläuterung komplexer Zusammenhänge geht, kann ich die Informationen, die von mir benötigt werden, auch in anderer Form zur Verfügung stellen.

„Eine Besprechung nach der anderen. Ich weiß gar nicht, wann ich meine Arbeit machen soll.“
Zwei Anmerkungen sind zu dieser gar nicht so selten zu hörenden Äußerung zu machen: Erstens wird eine Besprechung als geringwertiger eingestuft als das, was man „eigentlich“ machen will oder machen sollte. Aha?! Hier sollte man die Faulheit überwinden und sich fragen: „Welche Informationen und Entscheidungen benötige ich wann beziehungsweise in welcher Frequenz notwendigerweise?“ Die Betonung liegt auf „notwendigerweise“. Natürlich ist es hilfreich oder nett, über alles Mögliche Bescheid zu wissen, aber was muss ich wirklich notwendigerweise wann an Informationen bekommen, um meinen Job erfolgreich machen zu können? Wenn Sie nach Klärung dieser Frage rigoros Ihren Terminkalender ausdünnen, werden Sie erstaunt sein, wie viel Freiraum sich auf einmal ergibt. Und nicht nur das: Indem Sie sich selber rausnehmen, verfügen Sie über mehr diskrete Zeit und sind damit ein erfolgreicher Manager, und Sie reduzieren die Anzahl der Teilnehmer in Meetings, was die Meetingeffizienz der gesamten Organisation steigert. Zum Zweiten ist es schlicht und ergreifend ein Ausdruck von Feigheit, die Verantwortung für die eigene Zeit an das System, die Organisation zu delegieren. Als wenn Sie nicht auch Herr Ihres Kalenders wären! Zu leichtfertig wird rasch zu jeder Besprechung zugesagt oder zu allem Möglichen Besprechungen angesetzt. Welche Meetings sind wirklich notwendig? Diese Frage ist eine gute Überleitung zum nächsten Phänomen.

„Das war doch ein völlig unnötiges Meeting. Wir sind keinen Deut vorangekommen.“
So etwas wie eine Agenda zu jedem Meeting zu versenden gehört glücklicherweise in nahezu allen Organisationen zum guten Ton. Aber eine Agenda ist leider nur ein Plan, eine Auflistung dessen, was vorgestellt oder besprochen werden soll.
Ich bin eher für eine Ergebnisliste anstelle einer Agenda: Mit was wollen wir das Meeting verlassen? Es ist ein großer Unterschied, ob auf der Agenda steht „Produktportfolio“ oder „Entscheidung zur Gestaltung des Produktportfolios“. Ersteres lädt zu allerlei Interpretationen ein und eröffnet Raum für unendliche Diskussionen. Das Zweite erfordert eine gezielte Vorbereitung: eine Entscheidungsvorlage, bei der aus mehreren Alternativen anhand einer vorher durchgeführten Bewertung in einer klar geregelten Entscheidungsstruktur eine Auswahl getroffen wird.
Wo sind hier Faulheit und Feigheit zu finden? Aus Faulheit werden nicht agendagetriebene Meetings akzeptiert, bei denen nicht klar ist, was nach dem Meeting an Ergebnissen vorliegt. Überwinden Sie Ihre Feigheit und fordern Sie dies ein! Und geben Sie sich damit nicht zufrieden, sondern bohren Sie nach: „Wer muss was vorbereiten, damit das effizient abläuft und wir nicht anderthalb Stunden, sondern nur 30 Minuten dafür brauchen?“ Seinen Sie mutig!
Sollen Entscheidungen gefällt werden, achten Sie darauf, vor (!) der Besprechung jedes Entscheidungsvakuum zu eliminieren und pseudobasisdemokratische und schier unendliche Diskussionen konsequent zu unterbinden (siehe dazu den Blogbeitrag zum Entscheidungsvakuum).

„Ich bin total überlang.“
Diese Äußerung ist ein Ausdruck völliger Ohnmacht! Sie erfolgt nicht selten, wenn Manager das Führen ihres Kalenders in Gänze an das Sekretariat abgeben und dazu neigen, jeden Terminvorschlag anzunehmen (siehe oben).
Ein mir bekannter Geschäftsführer eines Konzerns war der Meinung, dass er zu den Terminvorschlägen aus der Holding schlecht Nein sagen könne, er also diese Termine wahrzunehmen habe. Warum sollte er nicht Nein sagen können? Dazu braucht es nur ein wenig Mut! Es ist doch vollkommen ausreichend, wenn man freundlich anruft und klärt, was genau bei dem Termin erreicht werden soll und ob die Teilnahme tatsächlich nötig ist oder nicht.
Ist das nicht machbar, weil das Unternehmen, bei dem Sie arbeiten, diesbezüglich stillen Gehorsam von Ihnen fordert? In diesem Fall suchen Sie sich einen neuen Job! Gute Manager werden immer gesucht.

„Was war das denn? Die haben sich ja nicht einmal ansatzweise vorbereitet, und wir mussten im Meeting dann die ganze Arbeit machen."
Siehe hierzu auch die Ausführungen zu dem vorletzten Aspekt! Und wenn alle Prävention, wie weiter oben beschrieben, nicht hilft, dann seien Sie in solch einem Meeting mutig und klar und überwinden Sie Ihre Feigheit. Höflich und ergebnisorientiert gilt es, sobald man merkt, dass das Meeting nichts Produktives hervorbringen wird, zu sagen: „Meine Damen, meine Herren, ich glaube, dass wir die zu klärenden Punkte so nicht produktiv abhandeln können. Wir müssen uns dazu besser vorbereiten.“ Dann sorgen Sie für eine klare Aufgabenverteilung und dafür, dass die Vorbereitungsergebnisse vor (!) dem nächsten Meeting verteilt und von jedem gelesen werden, um bei der Zusammenkunft nur noch die strittigen und kritischen Punkte besprechen zu müssen. Überwindung von Feigheit und Faulheit! Wir können nicht gemeinsam denken, nur miteinander diskutieren und gemeinsam entscheiden. Meetings sind nicht zum Denken da, das muss vorher geschehen.

„Ich weiß gar nicht, wozu ich in dem Meeting war.“
Sie ahnen es schon! Das Prinzip wird immer deutlicher. Sobald Ihnen schwant, dass Sie in eine Meetingkralle getreten sind, und hier nun festzusitzen meinen, bis die Kralle sich durch das Ende des Meetings wieder öffnet und Sie zur eigentlichen Arbeit entlässt: Öffnen Sie die Kralle selbst! Ziehen Sie sie an beiden Enden auf, indem Sie sagen: „Ich habe den Eindruck, hier keinen wirklichen Beitrag leisten zu können. Weder bin ich an den Entscheidungen notwendigerweise zu beteiligen, noch bringe ich zusätzlich entscheidende oder nicht bekannte Informationen an den Tisch. Die Ergebnisse der Besprechung kann ich gut in einem Protokoll nachlesen.“ Und dann verabschieden Sie sich höflich. Das ist Überwindung von Feigheit.

 

Zum Schluss frei nach Immanuel Kant: Die meisten Menschen bleiben ihm zufolge ihrer selbst verschuldeten Unmündigkeit zeitlebens treu. Die beiden Gründe dafür sind: Faulheit und Feigheit.

Kolbusa Konsequenz AD

Diesen Beitrag teilen:

Share this:

Kommentare

Comments

1544

*Feld wird benötigt.

Kommentar absenden

*Madatory Field

Submit comment

Weitere Kommentare laden

Load more comments

Ähnliche Blogbeitäge

Related Blog Posts

Ihnen gefällt Kolbusas Blog?

You like Kolbusas blog?

Dann mögen Sie sicherlich auch seinen monatlichen Inspiration Letter.

Then you will surely like his monthly inspiration letter.

Mehr Infos

More Info